Ochelarii inteligenți la locul de muncă: considerații privind politicile și conformitatea

Politica privind ochelarii inteligenți la locul de muncă este, de obicei, o chestiune de reguli, nu de gadgeturi. Aceeași pereche poate fi acceptată într-un anumit rol, limitată în altul și interzisă într-o zonă sensibilă. Cea mai rapidă modalitate de a-i evalua este să verificați mai întâi funcțiile de captură, apoi încăperea și, în cele din urmă, atribuțiile postului, deoarece întâlnirile, spațiile comune, activitățile de securitate și domeniul medical implică reguli diferite.

Când sunt permiși ochelarii inteligenți la locul de muncă

Permisiunea de a purta ochelari inteligenți la locul de muncă depinde de politica angajatorului, de atribuțiile postului, de spațiu și de funcțiile de captură implicate. Nu există o singură lege federală privind ochelarii inteligenți care să ofere un răspuns valabil peste tot; cadrul juridic de bază este un mozaic de norme privind confidențialitatea, interceptarea comunicațiilor, dreptul muncii și domeniul medical, după cum este rezumat în analiza juridică a dispozitivelor purtabile la locul de muncă. Angajatorii trebuie, de asemenea, să redacteze cu atenție regulile, deoarece interdicțiile prea largi privind înregistrarea pot intra în conflict cu limitele dreptului muncii dacă nu sunt adaptate strict unui interes comercial legitim.

O politică practică privind ochelarii inteligenți la locul de muncă se bazează de obicei pe patru verificări: justifică rolul capturarea? Permite spațiul acest lucru? Pot ochelarii să înregistreze audio, video sau transcrieri? Și cine poate accesa ulterior fișierele? Dacă răspunsul diferă în funcție de zonă, și politica ar trebui să difere. De aceea, un spațiu administrativ, o sală de conferințe cu clienți, o zonă de încărcare și o zonă pentru pacienți nu ar trebui să aibă același set de reguli.

O formulare utilă pentru luarea deciziei este aceasta: dacă dispozitivul poate captura sau transcrie, permisiunea ar trebui să se bazeze pe rol și spațiu, nu pe dispozitiv. O altă formulare: dacă spațiul include întâlniri sau alte conversații private, politica ar trebui să impună informarea prealabilă sau să dezactiveze implicit capturarea. Iar o a treia: dacă în zonă sunt gestionate informații protejate, confidențiale sau sensibile pentru sindicat, regula ar trebui să fie mai restrânsă decât o interdicție generală și să fie legată de motivul comercial specific.

Pentru o perspectivă mai amplă asupra opțiunilor de dispozitive purtabile destinate activităților profesionale, categoria ochelari inteligenți pentru locul de muncă este aici doar o modalitate de navigare, nu o dovadă că un dispozitiv respectă politica dumneavoastră.

Caracteristici care cresc riscul de neconformitate

Funcțiile cu cel mai ridicat risc sunt cele care transformă un moment într-o evidență. Înregistrarea audio este evidentă, capturarea video este evidentă, iar transcrierea în timp real devine o problemă distinctă, deoarece vorbirea se poate transforma într-un fișier care poate fi căutat și care este mai ușor de copiat, consultat sau redirecționat ulterior. Cu alte cuvinte, întrebarea politicii nu este doar „poate captura?”, ci și „ce se întâmplă după ce capturează?”

Funcții audio și de înregistrare

Microfoanele și funcțiile de înregistrare merită analizate primele, deoarece pot surprinde conversații private, interacțiuni cu clienții sau remarci secundare care nu trebuiau niciodată să devină un fișier. În mediile de birou, acest lucru contează în sălile de conferințe, în sălile de odihnă și în apelurile cu clienții. În practică, o funcție audio fără utilizarea mâinilor poate fi inofensivă pentru apeluri, dar riscantă dacă același dispozitiv poate înregistra în tăcere încăperea. Politica ar trebui să facă distincția între „ascultare” și „înregistrare”.

Videoclipuri, fotografii și capturare vizibilă

Camerele ridică probleme de confidențialitate chiar și atunci când purtătorul spune că nu le folosește activ. Spațiile de lucru comune, zonele din fața clienților și încăperile cu acces restricționat ar trebui, de regulă, să aibă cele mai stricte limite. Dacă la locul de muncă se folosesc deja ecusoane pentru vizitatori, indicatoare sau aprobarea managerului pentru fotografiere, aceleași practici pot contribui și la definirea regulilor privind ochelarii inteligenți. Scopul nu este interzicerea oricărei camere, ci prevenirea capturării ocazionale în spații în care oamenii nu se așteptau la acest lucru.

Transcriere și luarea de notițe cu ajutorul inteligenței artificiale

Consimțământul pentru transcrierea întâlnirilor cu ajutorul ochelarilor cu inteligență artificială merită o analiză separată, deoarece transcrierea poate crea o evidență de serviciu durabilă, nu doar un moment temporar de ascultare și uitare. Acest lucru este deosebit de important atunci când la întâlniri participă clienți, furnizori, pacienți sau când sunt abordate probleme privind relațiile cu angajații. Riscul juridic nu este identic în fiecare stat sau la fiecare loc de muncă, dar problema de guvernanță este similară: cine a fost informat, cine poate accesa transcrierea și cât timp rămâne disponibilă? Sondajul Justia privind toate cele 50 de state este punctul de pornire potrivit pentru variațiile privind consimțământul, iar notificarea privind monitorizarea de către angajator poate fi, de asemenea, relevantă în statele care impun o notificare scrisă prealabilă.

Controale privind stocarea, sincronizarea și accesul

Un dispozitiv devine mai sensibil atunci când se sincronizează automat cu un cont cloud, partajează fișiere pe scară largă sau păstrează înregistrările mai mult decât este necesar pentru activitate. Prin urmare, politica privind inspecțiile pe teren cu ochelari inteligenți ar trebui să includă limite privind păstrarea, ștergerea și accesul, nu doar o regulă referitoare la purtarea dispozitivului. Dacă firma nu poate explica unde se află o înregistrare după capturare, politica este incompletă. Cea mai sigură setare implicită este dezactivarea capturării și activarea acesteia numai pentru un motiv specific de serviciu.

Consimțământ, notificare și reguli pentru ședințe

Sălile de ședință, apelurile cu clienții și discuțiile de echipă necesită adesea o notificare explicită înainte de activarea oricărei funcții de captură. Acest lucru este valabil chiar și atunci când dispozitivul este folosit pentru comoditate, nu pentru supraveghere. Un manager care consideră transcrierea o simplă luare inofensivă de notițe poate să nu observe că unele conversații pot intra sub incidența legilor statale privind înregistrarea sau a unor reguli distincte privind notificarea monitorizării de către angajator.

Cea mai simplă regulă implicită la locul de muncă este notificarea verbală la începutul ședinței, susținută de formulări scrise în politică și, atunci când este necesar, de indicatoare la intrarea în încăpere. În unele state, consimțământul tuturor părților este, în general, necesar pentru conversațiile private, iar în altele regula este diferită. Studiul Justia privind toate cele 50 de state arată, de asemenea, că Connecticut, Delaware și New York impun notificarea scrisă prealabilă a monitorizării electronice în anumite contexte de muncă, astfel că notificarea poate fi o chestiune distinctă de consimțământ. Prezentarea generală a notificării de la Recording Law este o verificare utilă încrucișată a acestui aspect.

Aceasta înseamnă că răspunsul managerului ar trebui să fie procedural, nu improvizat. Dacă cineva obiectează, ședința ar trebui să treacă în modul fără captură sau dispozitivul ar trebui pus deoparte. Dacă ședința este prea sensibilă pentru a fi înregistrată, politica ar trebui să precizeze acest lucru înainte de începerea ei. Iar dacă încăperea este o zonă fără captură, regula ar trebui aplicată de fiecare dată în același mod, indiferent dacă dispozitivul este un telefon, o tabletă sau ochelari inteligenți.

O regulă practică: dacă participanții s-ar întreba în mod rezonabil dacă o transcriere rămâne disponibilă după ședință, tratați ochelarii inteligenți mai întâi ca pe o chestiune de notificare și aprobare, nu ca pe un instrument de productivitate.

Securitate, activități pe teren și contexte reglementate

Diferitele contexte de lucru justifică măsuri de control diferite. Echipele de securitate pot avea nevoie să captureze dovezi. Echipele de teren pot avea nevoie de acces fără mâini în timp ce se deplasează între mai multe locații. Echipele din domenii conexe asistenței medicale se confruntă cu cele mai stricte restricții, deoarece informațiile protejate, confidențialitatea pacienților și guvernanța dispozitivelor pot intra rapid în conflict.

Personalul de securitate și capturarea probelor

Personalul de securitate poate avea un motiv legitim pentru a folosi ochelari inteligenți, mai ales atunci când documentarea este importantă. Însă acest rol nu elimină obligațiile privind informarea, confidențialitatea sau păstrarea datelor. O politică de securitate ar trebui să definească locurile în care este permisă înregistrarea, cine verifică înregistrările, cât timp sunt păstrate și ce se întâmplă atunci când sunt surprinse persoane din jur. Dacă dispozitivul este folosit pentru documentarea incidentelor, lanțul de custodie și regulile de păstrare contează mai mult decât comoditatea capturării fără folosirea mâinilor.

Inspecții și lucrări de întreținere pe teren

Activitățile pe teren reprezintă adesea cazul intermediar. Activitatea poate beneficia de capturare fără folosirea mâinilor sau de îndrumare în timp real, însă lucrătorii trec în aceeași zi prin spații publice, private și uneori confidențiale. Prin urmare, politica ar trebui să identifice locațiile aprobate, zonele în care capturarea este interzisă și datele care pot fi sincronizate în afara dispozitivului. Dacă activitatea necesită doar o referință vizuală, nu și înregistrare, menține înregistrarea dezactivată.

Activități medicale sau adiacente domeniului clinic

Sectorul medical este cazul-limită cel mai strict. Un dispozitiv purtabil care pare inofensiv într-un birou poate deveni totuși problematic dacă surprinde numele pacienților, diagnostice, ecrane sau sunet într-o zonă clinică. Recomandările UW Medicine privind tehnologia purtabilă precizează că ochelarii inteligenți de larg consum ar trebui excluși din fluxurile de lucru clinice dacă producătorul nu va semna un BAA, ceea ce indică practic faptul că fluxul de lucru nu este pregătit pentru dispozitiv. Dacă cazul tău de utilizare implică informații despre pacienți, întrebarea privind achiziția se mută de la funcții la gradul de pregătire pentru conformitate.

Elaborează o politică privind ochelarii inteligenți la locul de muncă

1. Definește mai întâi rolurile autorizate. Începe cu activitățile care au cu adevărat nevoie de dispozitiv, apoi precizează rolurile care nu îl pot folosi. Astfel eviți o politică prea vagă sau prea permisivă.
2. Stabilește spații aprobate și zone în care capturarea este interzisă. Sălile de ședințe, toaletele, vestiarele, zonele pentru pacienți și încăperile securizate nu ar trebui tratate la fel ca spațiile de lucru deschise. Dacă spațiul este sensibil, regula privind dispozitivul trebuie să fie explicită.
3. Limitează capturarea în mod implicit. Înregistrarea audio, video și transcrierea ar trebui să fie dezactivate, cu excepția cazului în care o sarcină necesită aceste funcții. Dacă activitatea necesită doar acces fără folosirea mâinilor, nu permite în mod discret funcțiile de înregistrare.
4. Redactează reguli de păstrare și ștergere. Stabilește unde sunt păstrate fișierele, cine le poate vizualiza, cât timp rămân disponibile și cine le șterge. Dacă răspunsul este „se ocupă aplicația”, politica este prea slabă.
5. Direcționați solicitările de acomodare prin procesul interactiv. Este posibil ca angajatorii să trebuiască să participe la procesul interactiv prevăzut de ADA atunci când ochelarii inteligenți sunt solicitați ca acomodare pentru o dizabilitate, astfel încât o interdicție generală nu încheie analiza. Informațiile Fisher Phillips despre ochelarii cu inteligență artificială reprezintă un memento util pentru a evalua solicitarea, funcția postului și orice alternativă eficientă.
6. Adăugați informare, instruire și măsuri de aplicare. Dacă angajații și vizitatorii nu știu când este activă capturarea, politica va eșua în practică. Dacă regula nu prevede consecințe, va fi aplicată neuniform. Iar dacă managerii nu pot explica regula într-o singură propoziție, nu sunt pregătiți să o aplice.

O politică privind utilizarea ochelarilor inteligenți la locul de muncă este pregătită atunci când poate răspunde rapid la trei întrebări: cine îi poate folosi, unde pot fi folosiți și ce se întâmplă cu datele după capturare. Dacă răspunsurile sunt încă neclare, mențineți implementarea în faza pilot și transmiteți proiectul către HR, departamentul juridic, responsabilul cu confidențialitatea sau securitatea înainte de achiziție.

Întrebări frecvente

Sunt permiși ochelarii inteligenți la locul de muncă?

Uneori, dar numai în limitele regulilor angajatorului și ale mediului de lucru. Verificarea principală este dacă dispozitivul poate înregistra, transcrie sau stoca date într-un loc în care oamenii se așteaptă la confidențialitate. Dacă răspunsul este da, permisiunea trebuie de obicei restrânsă în funcție de rol, locație și cerințele privind informarea.

Pot personalul de securitate să folosească ochelari inteligenți?

Da, însă utilizarea în scopuri de securitate necesită controale mai stricte decât utilizarea obișnuită la birou, deoarece scopul este adesea colectarea de probe. Politica ar trebui să precizeze unde este permisă înregistrarea, cât timp sunt păstrate imaginile și cine le poate examina. Dacă există posibilitatea să fie surprinși trecători sau angajați, regulile privind informarea și păstrarea datelor ar trebui redactate înainte de implementare.

Este necesar consimțământul pentru folosirea ochelarilor inteligenți în ședințe?

Adesea, da, sau cel puțin este necesară o informare clară înainte de începerea capturării. O transcriere sau o înregistrare poate transforma o ședință într-o înregistrare permanentă, astfel încât managerii ar trebui să trateze dispozitivul ca pe o problemă de consimțământ și informare, nu doar ca pe o modalitate comodă de a lua notițe. Dacă o ședință este sensibilă, regula implicită ar trebui să fie lipsa capturării, cu excepția cazului în care consilierul juridic sau politica prevede altfel.

Ce funcții creează cel mai mare risc de neconformitate?

Microfoanele, camerele, transcrierea în timp real, sincronizarea în cloud și capturarea permanentă sunt principalele aspecte care trebuie analizate. Motivul este simplu: aceste funcții pot crea înregistrări permanente și pot extinde accesul dincolo de persoana care poartă ochelarii. Dacă un dispozitiv poate captura, dar și încărca automat date, politica ar trebui să se concentreze pe stocare și partajare, nu doar pe butonul de captură.

Pot angajatorii să interzică complet ochelarii inteligenți?

De multe ori, le pot restricționa sever, însă o interdicție generală nu este întotdeauna cea mai sigură opțiune de redactare, deoarece aspectele legate de acomodare și legislația muncii pot limita cât de amplă ar trebui să fie regula. De obicei, o politică mai bună restrânge interdicția la anumite spații, sarcini sau funcții de captură, apoi direcționează excepțiile către HR, departamentul juridic, responsabilul cu confidențialitatea sau securitatea.